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SOTEC-Soluções Tecnológicas.

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A tecnologia evoluiu e mudou,está cada vez mais perto de todos.

Evolua você também, hoje o cenário competitivo exige melhorias.

Consultoria

 

Tem como objetivo a criação de  soluções mais adequadas, coesa e abrangente para cada demanda específica, mediante aplicação prática e associada às diversas técnicas, produtos e serviços de Gestão de Documentos e Processos.

Objeto de análise:

    -Departamentos e segmentos do cliente que farão parte dos trabalhos e sua abrangência;

   -Os responsáveis envolvidos e as atribuições de cada um;

  -Títulos documentais integrantes do acervo do cliente que serão objetos do Projeto, assim como os procedimentos, técnicas e soluções aplicáveis a cada título, compreendendo todo ou parte do ciclo de vida das informações;

   -Disseminação dos documentos: definição dos departamentos da empresa que deverão ter acesso às informações, como e quando;

  -Ciclo de vida útil: prazos de permanência nos arquivos ativo, semi-ativo e inativo (arquivo morto), e como serão realizadas as transferências de um arquivo para o outro;

   -Processos de trabalho - Fluxo de Trabalho especificações dos fluxos de trabalho da empresa são identificadas e registradas: os responsáveis pelo atendimento, a sequência das tarefas e prazos do início até a conclusão do processo.

 
Objetivos principais:
 
 -Gestão total das informações da empresa, independente da mídia utilizada: papel, documentos digitalizados, arquivos digitais de qualquer extensão (.doc, .xls, .pdf etc), fitas magnéticas e microfilmes, entre outros.
 
  -Desenvolvimento de manuais contendo a metodologia de criação, tratamento, disseminação da informação, arquivamento e destinação final da documentação a ser gerada regularmente;
 
  -Treinamento dos usuários e responsáveis pelos arquivos para correta gestão dos documentos, manutenção, operação dos acervos e dos Sistemas e Softwares implantados;
 
  -Organização e inventário da documentação já existentes;
 
 -Manutenção regular dos arquivos ativos, com remanejamento, tratamento, eliminação ou envio de documentos para o serviço de Guarda.
 
  -Criação do Centro de Arquivo, que poderá responder por todas as demandas do cliente através de serviços como: pesquisa, aquisição, organização, estruturação e disseminação da informação, elaboração de tabelas de temporalidade e taxonomias, digitalização de documentos e demais atividades que propiciem racionalidade e eficiência às informações geradas externa e internamente.
 
  -Implantação de ferramenta de Fluxo de Trabalho - automação de processos de trabalho: envio automático das tarefas para cada responsável, conforme a sequência do processo, com possibilidades de alarmes, anexação de imagens digitais e arquivos anexos, acompanhamento via gráfico, relatórios e muito mais.