A tecnologia evoluiu e mudou,está cada vez mais perto de todos.
Evolua você também, hoje o cenário competitivo exige melhorias.
Custódia de Documentos
A custódia de documentos é uma solução de melhor relação custo x benefício para preservação de acervos com praticidade e eficácia na localização de documentos e informações.
Procedimentos:
- Transferência dos documentos da contratante para as instalações da SOTEC;
- Catalogação dos lotes de documentos no Software SOTEC e acondicionamento destes em estruturas especiais de arquivo;
- Implantação do software SOTEC nos departamentos da contratante e treinamento dos usuários para consulta aos documentos;
- Atendimento às solicitações dos usuários via software SOTEC, mediante localização dos documentos e transmissão de suas imagens por e-mail, fax ou remessa rodoviária dos originais.
Vantagens e benefícios:
Disponibilização de espaço físico na sede da empresa-cliente
A retirada da documentação da sede do cliente é praticamente imediata, liberando importantes áreas para as atividades produtivas da empresa.
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos
Ao contratar nossos serviços, a empresa livra-se das tarefas de arquivo, passando a contar com uma equipe profissional inteiramente dedicada a administrar os documentos e atender as solicitações de consultas e outras demandas. O cliente passa a ter uma preocupação menor com rotinas burocráticas e mais foco nas atividades produtivas.
Redução de custos com a administração do acervo
Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro. A SOTEC, por ser especializada e exclusivamente voltada ao Gerenciamento de Documentos, oferece todas as vantagens e comodidades daTercerização da Guarda e Administração de documentos a um custo muito inferior ao despendido pelas empresas para manter seu próprio arquivo.
Organização dos documentos a baixo custo
Quando necessário, a SOTEC ordena o arquivo antes de sua entrada no serviço de Guarda (custódia de documentos), mediante orçamento à parte e metodologia própria, que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisados, a um custo muito inferior aos procedimentos tradicionais de organização de arquivos oferecidos pelo mercado.
Garantia de manutenção da organização do arquivo
Organizar o arquivo somente não basta. Sem a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, todo o trabalho e recursos empregados perdem-se em poucos meses.
A SOTEC conta com profissionais de grande experiência, utiliza métodos de eficácia consagrada e rígidos procedimentos internos para a correta guarda de acervos (custódia de documentos), atendimento a consultas e rearquivamento das devoluções de documentos, que asseguram a preservação
Além disto, relatórios gerenciais permitem a rastreabilidade de todas as movimentações de consultas e devoluções de documentos, possibilitando eventuais ações corretivas com o mínimo de esforço.
Ambiente de trabalho mais organizado e limpo
O armazenamento desordenado e sem critério de papéis acarreta acúmulos de poeira e proliferação de insetos e bactérias nos ambientes de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza.
Com a transferência física dos documentos para a SOTEC, os locais de trabalho das empresas-cliente tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis, com a certeza de que os arquivos estarão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas.
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos
Os recursos do software da SOTEC, associados aos procedimentos internos de segurança, permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente aos usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais. Todas as movimentações permanecem registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos
O software SOTEC proporciona realização de pesquisas e solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. A critério do usuário, o atendimento às consultas pode ser por envio das imagens dos documentos por e-mail ou fax, ou remessa rodoviária dos originais.
O envio de imagens de documentos por e-mail ou fax é realizado em poucos minutos, satisfazendo os casos mais urgentes. Os pedidos de remessa rodoviária dos originais são atendidos em até 24 horas. A SOTEC dispõe ainda de salas de consulta em suas instalações, em que os documentos são disponibilizados imediatamente aos usuários.