Digitalização de Documento

Conversão de um suporte físico de dados (papel) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multiusuários.

A Digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multiusuários das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede estruturada ou  à internet. 
As Imagens Digitais  são armazenadas no servidores e podem ser acessadas via internet, 24 horas por dia.

O nosso sistema permite a pesquisa e a localização de dados e imagens mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e configuráveis: departamento, título do documento, nomes, datas e números, possibilitando a filtragem da pesquisa em variados níveis e atendendo características específicas.

Senha e login para permissão de acesso a dados e imagens predeterminados, conforme categoria do usuário: áreas administrativas, setores de produção, clientes, fornecedores, colaboradores, empregados etc.

A inserção de dados, indexação e digitalização de documentos pode ser realizada pela SOTEC ou pelos próprios usuários, em qualquer departamento ou filial, via sistema Web.

DOCUMENTO              DIGITALIZAÇÃO                              INDEXAÇÃO                 DISPONIBILIZAÇÃO EM REDE

Quando executadas pela SOTEC, as rotinas são basicamente as seguintes:

v      Planejamento dos procedimentos a serem adotados, para implantação ordenada e estruturada dos serviços de digitalização de documentos;

v      Definição da metodologia de indexação aplicável a cada título documental;

v      Execução das atividades de digitalização, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web;

v      Treinamento dos usuários para consulta ao sistema e visualização das imagens pesquisadas.

Vantagens:

v      Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;

v      Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;

v      Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;

v      Segurança, portabilidade e conectividade;

v      Busca indexada por chaves de pesquisa;

v      Integração de dados ativos e históricos;

v      Consulta em CD, via intranet e/ou internet.