A tecnologia evoluiu e mudou,está cada vez mais perto de todos.
Evolua você também, hoje o cenário competitivo exige melhorias.
Organização de Arquivo
Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correcto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos pode proporcionar.
A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas Instituições, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.
O ponto de partida do processo é a elaboração do projeto inicial, onde são definidos os objetivos a serem atingidos. Estabelecidas as metas, o serviço pode abranger as atividades de criação de tabela de temporalidade documental, triagem, conferência, tratamento e recuperação de documentos, ordenação em sequência lógica pré definida, agrupamento por títulos documentais, elaboração de índice no sistema Web da SOTEC, armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas - arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulação da disposição física do arquivo e treinamento dos usuários do sistema informatizado.
Vantagens
- Disponibilização de espaço físico;
- Organização física adequada;
- Sistema de identificação visual;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
- Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.